Arbeidsgiverkontrollen og medarbeiderlister

Her er en guide til hva du skal ha klar før en kontroll og hvordan du lager rett dokumentasjon til kontrolløren.

Skattemyndighetene er pålagt å kontrollere virksomheter med fysiske besøk. Serveringssteder er underlagt kravene som fremgår av bokføringsforskriften § 8-5-6.
I den forbindelse er denne veiledning laget for deg som bruker Quickorder Vaktplan.
Personallisteloven kan leses her:
https://www.skatteetaten.no/rettskilder/type/skattedirektoratets-meldinger/krav-til-foring-av-personalliste/  

Veiledningen er delt i to. Det du skal være klar med FØR kontrollbesøk og det som du skal utføre når du har kontrollbesøk. 

Forberedelse!

4 ting må være på plass FØR det kommer kontrollbesøk. 

  1. Kopi av pass, førerkort eller annen bildellegitimasjon på ansatte.
  2. Referanseliste som viser til personnummer.
  3. Det må alltid være en vaktplan minst 14 dager frem i tid.
  4. Det hjelper ikke å ha QuickManager om det ikke brukes korrekt! Sørg for at det stemples inn og ut "live". De som er på jobb SKAL ha stemplet inn.

Punkt 1:

Det er et krav at du oppbevarer legitimasjon på hver medarbeider. Ta et bilde av pass, førerkort eller annen bildelegitimasjon. Denne lagres under hver medarbeider.

Under "Andre opplysninger" skrives inn personnummer eller P-nummer.

Punkt 2:

Personnummer kommer ikke ut på personalelister.
Der står kun det ID som henviser til den ansatte i systemet.
Eksempel på Medarbeiderliste:

Det er nødvendig å ha en referanseliste som henviser til personnummer.

Last ned Referanselisten her:

Dette laster ned en Excel fil der du taster inn personnummer på alle ansatte (også tidligere ansatte) Denne listen skrives ut som PDF og lagres sikkert.
(Et tips er å lagre listen i QuickManager under deg selv som er arbeidsgiver. Helt som du lagret passbilde på de ansatte)

Eksempel på referanseliste. ID (gult) henviser til personnummer som du taster inn (grønn)
Husk å holde listen oppdatert!

Tips: Det ID som står på Personalelisten er det unike nummer som også står i URL banen i Quickmanager. Så ansatte nummer 572962 har URL:
https://app.quickmanager.io/home/employees/employee/572962


Som også henviser til personnummer og der hvor pass eller førerbevis er lagret.

Punkt 3:

Sørg for alltid å ha en vaktplan som er oppdatert minst 14 dager fram i tid. Det er også viktig at vaktplanen hele tiden vedlikeholdes, slik at den gir et rettvisene bilde av hvem som var på jobb når. Vaktplanen viser historisk hvem som var på jobb når. Spør kontrollen om historiske data, så er det vaktplanen som skrives ut. (Se punkt 4.2 i lovverket)

Punkt 4:

Det må stemples inn når man kommer på jobb. Den beste metoden er at lønn avhenger av korrekt stempling. Da er det størst sjanse for at det huskes. Er det medarbeidere som ikke er stemplet inn når det kommer kontroll, så vil du ikke kunne stille med korrekte opplysninger.

Ved kontrollbesøk.

Ved kontroll, så skal det skrives ut en "Medarbeiderliste". Dette er et øyeblikksbilde av de som er på jobb. Listen skrives ut her:

Dette danner en Medarbeiderliste. Det er en Excel-fil med alle ansatte som er stemplet inn. Denne kan det tas et bilde av, skrives ut, eller lagres som PDF. Har du ikke skriver, så kan denne PDFen sendes til kontrollørens e-post adresse.

Sammen med Medarbeiderlisten skal den Referanselisten over ansatte du har skrives ut eller sendes. (se punkt 2 over)

Eksempel på Medarbeiderliste:


Eksempel på referanseliste. ID (gult) henviser til personnummer som du taster inn (grønn)

Hvis kontrollen spør om historiske medarbeiderlister, så er det ifølge paragraf 4.2 i lovverket mulig å lage utskrifter av vaktplanen. Dette gjør du uke for uke i den periode som det spørres på.

Start med å velge Vaktplan -> Personer og én uke.
Velg "Verktøy" og "Skriv ut" i høyre side:


Alle uker kan skrives ut, eller lagres som PDF. Lagres de som PDF, så kan de sendes sammen med referanselisten til kontrollørens e-post adresse.

Eksempel på utskrift av en uke i vaktplanen:



Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig